W transporcie czas ma znaczenie.

Im szybciej przewoźnik otrzyma komplet informacji o planowanym zleceniu, tym szybciej może sprawdzić dostępność samochodu, ocenić możliwości realizacji i przygotować konkretną ofertę.

Czasem jednak samo pytanie:

„Ile kosztuje transport z Polski do Niemiec?”

to za mało, żeby dobrze wycenić przewóz.

Dlaczego? Ponieważ cena transportu zależy nie tylko od liczby kilometrów, ale również od rodzaju towaru, terminu, dostępności pojazdów i wymagań związanych z realizacją zlecenia.

Poniżej przedstawiamy 5 informacji, które warto podać już w pierwszym zapytaniu.

1. Dokładne miejsce załadunku i rozładunku

Podanie samego kraju lub regionu często nie wystarczy.

Znacznie lepiej podać:

• kod pocztowy miejsca załadunku,
• kod pocztowy miejsca rozładunku,
• miejscowość,
• ewentualnie dokładny adres, jeśli ma znaczenie logistyczne.

Dlaczego jest to ważne?

Nawet w obrębie jednego regionu różnica kilkudziesięciu kilometrów może mieć wpływ na dostępność samochodu i możliwość zaplanowania kolejnego transportu.

Dla przewoźnika znaczenie ma nie tylko to, dokąd jedzie ciężarówka, ale również skąd dokładnie ma odebrać ładunek i gdzie znajdzie się po jego dostarczeniu.

2. Termin załadunku i rozładunku

Druga kluczowa informacja to czas.

Warto podać:

• datę załadunku,
• godziny pracy magazynu,
• informację, czy obowiązuje awizacja,
• wymagany termin dostawy,
• ewentualny przedział czasowy rozładunku.

Różnica pomiędzy transportem:

„załadunek w środę między 8:00 a 16:00”

a:

„auto musi być w środę dokładnie o 9:00”

może być bardzo duża z punktu widzenia planowania.

Im większa elastyczność czasowa, tym więcej możliwości dopasowania odpowiedniego pojazdu.

3. Rodzaj, waga i wymiary towaru

Informacja „24 palety” nie zawsze mówi wszystko.

Warto podać również:

• rodzaj towaru,
• wagę całkowitą,
• liczbę palet,
• wymiary palet lub towaru,
• wysokość ładunku,
• informację, czy towar można piętrować,
• czy jest to towar neutralny, delikatny lub wymagający szczególnego zabezpieczenia.

Dlaczego?

Ponieważ nie każdy ładunek można przewieźć każdym pojazdem.

Inaczej wygląda transport lekkiego towaru paletowego, a inaczej ciężkiego ładunku wykorzystującego maksymalną ładowność zestawu.

Dokładne dane pozwalają uniknąć sytuacji, w której dopiero podczas załadunku okazuje się, że wybrany samochód nie może zabrać towaru.

4. Wymagany rodzaj pojazdu i dodatkowe wymagania

Jeżeli transport wymaga konkretnego typu samochodu, warto zaznaczyć to od razu.

Może to być między innymi:

• standardowa naczepa typu firanka,
• mega,
• chłodnia,
• pojazd z możliwością załadunku bokiem lub górą,
• konkretny sposób zabezpieczenia ładunku,
• wymiana palet,
• wymagane pasy, narożniki lub maty antypoślizgowe,
• dodatkowe dokumenty lub wyposażenie.

Każde dodatkowe wymaganie może zawężać liczbę dostępnych pojazdów.

Jeżeli przewoźnik zna je od początku, może od razu szukać odpowiedniego samochodu i przygotować realną wycenę.

5. Wszystkie nietypowe informacje dotyczące załadunku lub rozładunku

To właśnie drobne szczegóły bardzo często powodują później największe problemy.

Dlatego warto poinformować przewoźnika między innymi o tym, że:

• magazyn pracuje tylko w określonych godzinach,
• obowiązuje wcześniejsza awizacja,
• kierowca musi posiadać konkretny numer referencyjny,
• na miejscu mogą występować długie czasy oczekiwania,
• obowiązuje wymiana palet,
• dojazd do zakładu jest utrudniony,
• wymagane są dodatkowe dokumenty,
• załadunek lub rozładunek odbywa się w nietypowy sposób.

Z punktu widzenia klienta mogą to być drobiazgi.

Z punktu widzenia przewoźnika mogą mieć duży wpływ na możliwość realizacji zlecenia i jego koszt.

Dobra wycena zaczyna się od dobrej informacji

Im bardziej kompletne zapytanie transportowe, tym szybciej można przygotować ofertę.

W praktyce wystarczy kilka podstawowych danych:

Skąd?
Dokładne miejsce załadunku.

Dokąd?
Dokładne miejsce rozładunku.

Kiedy?
Termin i godziny.

Co przewozimy?
Rodzaj, waga i wymiary towaru.

Jakie są wymagania?
Typ pojazdu i wszystkie dodatkowe warunki realizacji.

Dzięki temu przewoźnik może szybciej sprawdzić dostępność samochodu, właściwie zaplanować trasę i przedstawić bardziej precyzyjną ofertę.

Prosta checklista przed wysłaniem zapytania

Przed wysłaniem zapytania transportowego warto sprawdzić, czy zawiera ono:

✓ miejsce załadunku i rozładunku
✓ termin oraz godziny pracy magazynów
✓ rodzaj, wagę i wymiary towaru
✓ wymagany typ pojazdu
✓ wszystkie dodatkowe wymagania

Kilka dodatkowych informacji w pierwszej wiadomości może zaoszczędzić później kilka telefonów, kilkanaście maili i dużo niepotrzebnych nieporozumień.

W transporcie dobra komunikacja często zaczyna się jeszcze zanim samochód ruszy w trasę.