Transport międzynarodowy wymaga dobrej organizacji i precyzyjnej wymiany informacji.

Wiele problemów pojawiających się podczas realizacji przewozu nie wynika z samej jazdy, ale z błędów popełnionych jeszcze przed podstawieniem samochodu.

Niepełne dane, brak informacji o godzinach pracy magazynu czy nieprawidłowo podana waga mogą spowodować opóźnienie, dodatkowe koszty albo konieczność całkowitego przeplanowania transportu.

Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

1. Zbyt mało informacji w zapytaniu transportowym

Jednym z najczęstszych błędów jest wysłanie bardzo ogólnego zapytania, na przykład:

„Potrzebuję transportu z Polski do Niemiec. Jaka cena?”

Taka informacja nie wystarczy, żeby rzetelnie ocenić możliwość realizacji przewozu.

Przewoźnik potrzebuje między innymi:

• dokładnego miejsca załadunku i rozładunku,
• terminu,
• rodzaju towaru,
• wagi,
• liczby palet lub wymiarów,
• informacji o wymaganym typie pojazdu.

Im więcej danych zostanie przekazanych na początku, tym szybciej można przygotować konkretną i trafną ofertę.

2. Nieprawidłowa waga lub wymiary towaru

To błąd, który może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Jeżeli towar okaże się cięższy, wyższy lub większy niż wynikało ze zlecenia, może się okazać, że:

• nie zmieści się na podstawionym pojeździe,
• zostanie przekroczona dopuszczalna masa,
• konieczne będzie podstawienie innego auta,
• cały transport zostanie opóźniony.

Dlatego waga i wymiary powinny być sprawdzone przed zleceniem transportu, a nie dopiero podczas załadunku.

3. Brak informacji o godzinach pracy magazynu

„Załadunek w środę” może oznaczać bardzo różne rzeczy.

Jeden magazyn pracuje od 6:00 do 22:00, a inny tylko od 8:00 do 14:00.

Jeżeli przewoźnik nie zna tych godzin, może zaplanować przyjazd pojazdu w momencie, kiedy magazyn będzie już zamknięty.

To samo dotyczy rozładunku.

Dlatego warto zawsze przekazać:

• godziny pracy magazynu,
• wymagane okno czasowe,
• informację o awizacji,
• ewentualne ograniczenia czasowe.

4. Brak numeru referencyjnego lub danych potrzebnych przy załadunku

W wielu magazynach kierowca nie zostanie wpuszczony bez odpowiedniego numeru referencyjnego.

Brak takiej informacji może oznaczać długie oczekiwanie, konieczność dodatkowych telefonów, a czasem nawet brak możliwości załadunku.

Przed przyjazdem samochodu warto upewnić się, że kierowca ma wszystkie potrzebne dane:

• numer zlecenia,
• numer referencyjny,
• nazwę firmy,
• adres,
• dane kontaktowe,
• instrukcje dotyczące wjazdu.

5. Pominięcie dodatkowych wymagań

Każde niestandardowe wymaganie powinno być przekazane jeszcze przed potwierdzeniem transportu.

Może chodzić o:

• konkretny typ pojazdu,
• określoną wysokość naczepy,
• możliwość załadunku bokiem lub górą,
• wymianę palet,
• dodatkowe zabezpieczenia,
• pasy, narożniki lub maty antypoślizgowe,
• specjalne dokumenty,
• wymagania konkretnego odbiorcy.

Jeżeli taka informacja pojawia się dopiero w momencie załadunku, może być już za późno na zmianę samochodu.

6. Zbyt późne zlecanie transportu

Oczywiście są sytuacje, w których transport trzeba zorganizować natychmiast.

Jeżeli jednak przewóz można zaplanować wcześniej, warto to zrobić.

Zlecenie z dużym wyprzedzeniem daje więcej możliwości:

• znalezienia odpowiedniego pojazdu,
• lepszego dopasowania trasy,
• sprawdzenia ograniczeń,
• zaplanowania czasu pracy kierowcy,
• uzyskania korzystniejszej oferty.

Zlecenie wysłane w ostatniej chwili mocno ogranicza liczbę dostępnych rozwiązań.

7. Brak informacji o zmianach

Plan transportu może się zmienić.

Problem pojawia się wtedy, gdy przewoźnik nie zostanie o tej zmianie poinformowany.

Przesunięcie godziny załadunku, zmiana adresu, inna liczba palet albo dodatkowe wymagania mogą mieć wpływ na całą organizację przewozu.

Każda istotna zmiana powinna zostać przekazana możliwie szybko.

Im wcześniej przewoźnik się o niej dowie, tym większa szansa, że uda się dostosować plan bez opóźnień.

8. Założenie, że przewoźnik „na pewno będzie wiedział”

W transporcie nie warto opierać się na domysłach.

Jeżeli coś jest ważne, powinno zostać jasno zapisane w zleceniu.

Dotyczy to szczególnie informacji o:

• terminach,
• wymaganiach magazynu,
• rodzaju towaru,
• sposobie załadunku,
• dokumentach,
• dodatkowych obowiązkach kierowcy.

Dobra komunikacja eliminuje większość nieporozumień jeszcze przed ich powstaniem.

9. Brak sprawdzenia dokumentów

W transporcie międzynarodowym dokumentacja ma ogromne znaczenie.

W zależności od rodzaju przewozu mogą być potrzebne między innymi:

• dokumenty przewozowe,
• faktury,
• packing listy,
• dokumenty celne,
• numery referencyjne,
• dodatkowe potwierdzenia wymagane przez odbiorcę.

Brak jednego dokumentu może zatrzymać transport na wiele godzin, a w niektórych przypadkach nawet na dłużej.

Dlatego dokumenty warto sprawdzić jeszcze przed rozpoczęciem przewozu.

10. Brak osoby kontaktowej

W sytuacji problemowej czasami liczą się minuty.

Jeżeli przewoźnik nie ma kontaktu do osoby, która może szybko podjąć decyzję, nawet drobny problem może znacząco opóźnić transport.

Warto więc zawsze wskazać osobę kontaktową oraz numer telefonu lub adres e-mail.

Szczególnie wtedy, gdy załadunek lub rozładunek odbywa się poza standardowymi godzinami pracy.

Większości problemów można uniknąć

Transport międzynarodowy jest procesem, w którym wiele elementów musi ze sobą współgrać.

Nie da się przewidzieć każdej sytuacji na drodze, ale wiele problemów można wyeliminować jeszcze przed wyjazdem samochodu.

Najważniejsze są:

• kompletne informacje,
• prawidłowe dane o towarze,
• jasne wymagania,
• odpowiednie dokumenty,
• szybka komunikacja.

Dobrze przygotowane zlecenie pozwala przewoźnikowi właściwie zaplanować transport, dobrać odpowiedni samochód i zminimalizować ryzyko niepotrzebnych opóźnień.

W transporcie wiele problemów zaczyna się od jednego brakującego szczegółu. Dlatego im lepsza informacja na początku, tym spokojniejsza realizacja całego przewozu.